Ein Monat mit dem „neuen“ Nachweisgesetz – Ein Zwischenstand und Handlungsappell

Die Augen der arbeitsrechtlichen Praxis richteten sich seit diesem Frühjahr mit teils bangem Blick auf den 01.08.2022. Zu diesem Datum traten – durch entsprechende europäische Rechtsakte vorgegeben – die Neuerungen im Nachweisgesetz in Kraft. Dieses Gesetz verpflichtet Arbeitgeber ganz grundsätzlich, Arbeitnehmern die wesentlichen Informationen zu ihrem Arbeitsverhältnis – teils bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses – mitzuteilen.

Angesichts eines deutlich erweiterten Pflichtenkatalogs für Arbeitgeber, neuer Bußgeldvorschriften, die Bußgelder von bis zu 2.000 EUR vorsehen und verkürzter Fristen fragte sich so mancher Arbeitgeber – und seine juristischen Berater gleich mit – was hier wohl auf sie zukäme. Nun ist das „neue“ Nachweisgesetz einen Monat alt und es lässt sich festhalten: Es war und ist einiges zu tun für Arbeitgeber, die teils herbeigeschriebene Katastrophe ist jedoch stand heute ausgeblieben.

Was hat sich seit dem 01.08.2022 geändert?

Der Gesetzgeber hat zum 01.08.2022 den Informationspflichtenkatalog für Arbeitgeber erheblich erweitert.

So ist der Arbeitgeber bei Arbeitsverhältnissen, die ab dem 01.08.2022 eingegangen werden, verpflichtet, bereits bei Aufnahme des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Vielzahl an Informationen zu seinem Arbeitsverhältnis mitzuteilen. Für Bestandsmitarbeiter sieht der Gesetzgeber eine Bearbeitungsfrist von sieben Tagen nach einem entsprechenden Verlangen vor.

Zu diesen Informationspflichten zählen neben scheinbar Belanglosem wie dem Namen und der Anschrift der Vertragsparteien beispielsweise auch die Pflicht zur Information über die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Vergütung.

Die in der Praxis wohl herausforderndsten Informationspflichten sind jedoch diejenigen bezüglich des Entgelts und sämtlicher weiteren Entgeltbestandteile und die wesentlichen Informationen zum Kündigungsschutzverfahren. Bezüglich des Kündigungsschutzverfahrens schreibt der Gesetzgeber vor, dass jedenfalls über die Kündigungsfristen, das Schriftformerfordernis für die Kündigungserklärung sowie die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage informiert werden muss.

All diese (und einige weitere) Informationen müssen – und dies stellt die in der Praxis zu Recht wohl am häufigsten kritisierte Vorgabe dar – dem Arbeitnehmer schriftlich vorgelegt werden.

Wie ist auf die neuen Vorgaben zu reagieren?

Nachdem sich der erste Sturm der Entrüstung etwa über das antiquierte Schriftformerfordernis gelegt hat, haben sich im Kern zwei Modelle zur Bewältigung der neuen Vorgaben herausentwickelt:

Zum einen werden die Informationen, die das neue Nachweisgesetz fordert, bei Arbeitnehmern, die ihre Arbeitsverhältnisse zum 01.08.2022 eingegangen sind, direkt in die Arbeitsverträge aufgenommen. Dies stellt jedenfalls dann eine praktikable Lösung dar, wenn die Arbeitsverträge überschaubar sind und nicht beispielsweise durch umfangreiche Betriebsvereinbarungen oder ähnliches drohen, unübersichtlich zu werden.

Zum anderen werden die geforderten Informationen in ein „Informationsschreiben“ aufgenommen, welches den Arbeitnehmer (ggf. zusätzlich zum Arbeitsvertrag) übergeben wird. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass der Arbeitsvertrag nicht überladen wird und Arbeitnehmer nicht direkt im Arbeitsvertrag bspw. mit der Frage konfrontiert werden, wie die Auflösung ihres Arbeitsverhältnisses vonstattengehen soll. Dieses Informationsschreiben hat sich insbesondere für Bestandsmitarbeiter mittlerweile als nützliches und von uns präferiertes Mittel herausgestellt. So müssen die alten Arbeitsverträge nicht angerührt werden, der Arbeitgeber kommt dennoch seinen Informationspflichten nach.

Häufig werden auch beide Modelle auch kombiniert.

In jedem Fall haben alle Arbeitgeber, die diesem Thema bislang „ausgewichen“ sind, weiter akuten Handlungsbedarf.

Fazit:

Das Nachweisgesetz bleibt eines der beherrschenden Themen in der arbeitsrechtlichen Beratungspraxis. Bisher sind zwar noch keine Fälle publik geworden, in denen Arbeitgeber zur Zahlung eines Bußgeldes aufgefordert worden sind. Es ist für Arbeitgeber jedoch weiterhin ratsam, sich rasch – sofern dies noch nicht geschehen ist – an die neuen Vorgaben anzupassen, um hier wirtschaftliche Risiken und möglicherweise drohende Verwerfungen zwischen Arbeitgeber und Belegschaft zu vermeiden. Wir unterstützen Sie gern weiterhin bei der Implementierung der neuen Vorgaben.