Was ist eine Governance, Risk und Compliance Software und warum benötige ich gerade jetzt eine?

In Zeiten stetiger Digitalisierung und ständig zunehmender Regularien wird die Notwendigkeit einer funktionierenden Governance, Risk und Compliance Software (GRC-Software) zur Abbildung der vielfältigen Anforderungen immer drängender. Eine GRC-Software setzt sich aus drei Bereichen zusammen: Governance, Risk und Compliance, kurz: GRC.

Diese Software dient zur Unterstützung und Koordinierung von unternehmensinternen, abteilungsübergreifenden Prozessen und Abläufen. Außerdem dient es der Identifizierung, Vermeidung und Bewertung von aktuellen Risiken in der Geschäftswelt.

Was genau versteht man unter Governance, Risk und Compliance?

„Governance“ bezeichnet allgemein Steuerung- und Regelungselemente innerhalb eines Unternehmens. Neben Steuerungs- und Regelungselementen fällt auch die Planung der notwendigen Ressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele in diesen Bereich. Governance wird mittlerweile in der IT praktiziert und ist essenziell für die Digitalisierung eines Unternehmens. Die Verantwortung für die Governance liegt beim Management.

„Risk“ oder auf Deutsch „Risikomanagement“ genannt, befasst sich mit dem Management und der Prävention von Risiken, welche sich in irgendeiner Art und Weise negativ auf das Unternehmen auswirken könnten – beispielsweise finanziell oder rechtlich. Der Risk-Bereich beinhaltet auch das IT-Risikomanagement, welches Bedrohungen bzw. Risiken für das Unternehmen frühzeitig erkennt, überwacht und bewertet. Besonders durch den rasanten Anstieg von Cybercrime gewinnt besonders das IT-Risikomanagement seit Jahren immer mehr an Bedeutung.

Der „Compliance“- Aspekt in einer GRC-Software bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, beispielsweise die Einhaltung der DSGVO, aber auch die Einhaltung von internen Richtlinien und Satzungen. Die GRC-Software unterstützt dabei aktiv die Regelkonformität der Unternehmen bei der Umsetzung von Gesetzen, Richtlinien oder freiwilligen Regelwerken.

GRC sollte idealerweise im gesamten Unternehmen Anwendung finden, wobei es Bereiche gibt wie die Geschäftsleitung, Rechtsabteilung, IT, Finanzen oder Human Resources, in welchen GRC besondere Bedeutung hat.

Durch die Regulierungsdynamik und den steigenden Anteil an Internationalität in Unternehmen fällt es immer schwerer, die international und national vorgegebenen Standards einhalten zu können, besonders wenn GRC in den Unternehmensbereichen voneinander isoliert praktiziert wird.

Gesetzliche Vorgaben gibt es heutzutage für sämtliche Tätigkeiten in einem Unternehmen, beginnend mit dem Personalwesen, der Finanzabteilung bis hin zum Einkauf. Jeder dieser Bereiche muss die Vorgaben einhalten und Risikoermittlungen für den Bereich durchführen. Durch fehlende Schnittstellen zwischen den Abteilungen werden Sicherheitslücken größer und Risiken können nicht effizient erkannt, geschweige denn eingedämmt werden.

Welche Anforderungen bringt eine GRC-Software mit sich und wie lässt sich die Software in einem Unternehmen implementieren?

Neben der technisch korrekten Einrichtung der Software benötigt es ein Mitwirken sämtlicher betroffener Mitarbeiter:innen. Dafür ist eine frühzeitige Einbindung in den Prozess nötig, nur so wird Verständnis für die Software geschaffen. Die Mitarbeiter:innen können dadurch alte Denkweisen loslassen und sich einfacher auf die Neuerungen einstellen. Die funktionale Integration ist hierbei das Ziel. Durch die Software werden Zuständigkeiten vorgegeben bzw. im Programm festgehalten, weshalb vorherige Absprachen und laufende Gespräche mit den verantwortlichen Mitarbeiter:innen erforderlich sind.

Im IT-Bereich ist eine GRC-Software mittlerweile von besonderer Wichtigkeit, da IT-Risiken heutzutage eine unmittelbare Auswirkung auf das gesamte Geschäftsrisiko haben. Durch die voranschreitende Digitalisierung in jeglichen Bereichen bedeuten Ausfälle in der IT nicht selten massive Umsatzeinbußen. Ebenso bedeutend ist der Datenschutz, da eine Nichtbeachtung zu Geldstrafen durch den Gesetzgeber und zu Reputationsschäden des Unternehmens führen.

Warum benötige ich gerade jetzt eine Governance, Risk und Compliance Software?

Häufig sind verschiedene Personen für das Risikomanagement, die Kontrollsysteme oder für die Compliance zuständig. Hierbei fehlt es an interner Abstimmung und Kommunikation untereinander. Durch eine funktionierende GRC Software werden die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen unterstützt und die Workflows effizienter gestaltet.

Die Vorteile der Software sind groß, es spart Zeit dank automatisierter Prozesse, und es kann eine ganzheitliche Überwachung über das integrierte Monitoring erfolgen. Die Erleichterungen entstehen dadurch, dass Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten bei einer GRC-Software vorgegeben sind, die passenden Formulare dafür ebenfalls. Somit können die Abläufe einheitlich erfasst und die Ergebnisse übersichtlich abgespeichert werden. Die erfassten Informationen werden zentral gesammelt und müssen nicht mehr manuell von Abteilung zu Abteilung gereicht werden. Dadurch wird nicht nur Transparenz geschaffen, sondern auch doppelte Arbeit verhindert.

Durch vorgegebene Zuständigkeiten in der Erfassung fällt die Kontrolle im Nachgang leichter und kann die Eindämmung von Fehlern großflächig unterstützen. Besonders die Auswertung von Ergebnissen wird vereinfacht, da nur noch eine Methode für sämtliche Bereiche verwendet wird.

Zusammengefasst dient eine GRC-Software dem zentralen Management und bringt Vorteile in jeglichen Bereichen des Unternehmens mit sich, denn nur durch eine übergreifende Software lässt sich eine unternehmensweit einheitliche Umsetzung und Kontrolle der Ziele, Vorgaben und Gesetze gewährleisten.